НОВА ТИПОВА ІНСТРУКЦІЯ З ДІЛОВОДСТВА ДЛЯ ШКІЛ: «ЗРАДА» ЧИ «ПЕРЕМОГА»?

Нещодавно Міністерство освіти і науки винесло на громадське обговорення проект Типової інструкції з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності: http://mon.gov.ua/…/konsul…/gromadske-obgovorennya-2017.html.

Ми не хочемо, щоб цей крок залишився непомітним. І реакція на нього не забарилася, часто, на жаль, за двома поширеними стратегіями: «Не читав/-ла, але засуджую», «Не читав/-ла, але з усім погоджуюся».

Ситуація наразі така. 1. При МОН створена й працює над цим та іншими документами робоча група з дебюрократизації освіти, до якої входять як представники МОН, так і вчителі й учительки, директорки державних і приватних шкіл різних регіонів України, начальники й співробітники/-ці департаментів освіти. Склад групи тут goo.gl/lmnnLK.

2. МОН розробило проект Інструкції, а в робочій групі його значно доопрацювали, врахувавши результати публічного обговорення на онлайн-толоці http://aka.ms/edcampukraine, фінальні зауваги на http://bit.ly/kidsanddocs.

3. Зараз цей документ оприлюднено для громадського обговорення, до якого закликаємо вас долучатися, бажано не тільки у соцмережах, а направляючи конкретні зауваження й пропозиції на електронну адресу kilderova@mon.gov.ua. Конкретні пропозиції можна писати й у коментарях до цього посту, ми передамо.

Тільки дуже просимо перед коментуванням зробити три прості речі 😊:

1. Уважно прочитати проект нової Інструкції, з додатками. 2. Знайти відмінності з попередньою. 3. Тримати у фокусі уваги кілька моментів, про які пишемо нижче, – щоб не загубити важливі речі серед специфічної мови нормативних документів.

У ЧОМУ «ПЕРЕМОГА»? У людини, яка не працює в школі, представлений проект Інструкції і справді може викликати жах! Вражає вже тільки обсяг – 37 сторінок!

Але це той самий випадок, коли за великою кількістю окремих дерев може не бути видно лісу: і саме Міністерство, яке розробляло проект документу, і робоча група з дебюрократизації шкільної діяльності, яка була створена для імплементації результатів згаданого дослідження і яка підготувала чималу кількість виправлень, питань і пропозицій до проекту, – усі задіяні особи намагалися створити «іншу документотворчу реальність», аніж та, що є зараз.

І чимало вдалося зробити: новий документ пропонує менш бюрократизований світ школи, деякі речі у ньому вперше прописані дуже чітко і структуровано (саме тому документ має куди більший обсяг за попередника, і це покликане унеможливити зловживання та «маневри» на місцях), певні нюанси значно спрощують документообіг.

Пройдемося найважливішими змінами: 1. Уперше визначено, що організацією діловодства в закладі займається конкретна відповідальна особа, яка, зокрема, розробляє інструкцію з діловодства і номенклатуру справ цього закладу (п. 1.6.). Це означає, що віднині школа, а не хтось нав’язливий «згори», вибудовує саму систему документообігу та визначає його нюанси під свої потреби. У п. 2.2. якраз і зазначено, що саме навчальний заклад визначає сукупність документів, необхідних і достатніх для документування власної діяльності.

2. Уперше унормовано використання електронних документів та електронного цифрового підпису (п. 1.8.).

3. Документування діяльності школи тепер зведено до документування управлінської інформації (п. 2) і більше не передбачає документування навчально-виховного процесу (як в діючій інструкції).

4. Прибрана норма, згідно якої річний план навчального закладу має виходити з глибокого аналізу діяльності педагогічного й учнівського колективів (як в діючій інструкції), що, зазвичай, і становило основний обсяг цього документу.

5. Скасовано необхідність затверджувати перспективний та річний плани закладу в органі управління освіти. У новій редакцій документ затверджується педагогічною радою (п. 3.6.). Також адміністрація закладу вже не повинна складати власний щотижневий план на підставі річного (як в діючій інструкції).

6. Окремо зазначено, що протоколи усіх дорадчих та колегіальних органів мають складатися лише у стислій формі (окрім протоколів педагогічної ради) (п. 3.2.1), тобто без частини «Виступили», що має значно скоротити часові та паперові ресурси.

7. Певні новації стосуються наказів. Наприклад, представлено їх ширше розділення (зокрема виділені окремо накази з адміністративно-господарських питань – № 2-аг), через що левову долю наказів заклад віднині може зберігати не більше 5 років. Окремо зазначено, що накази з руху учнівства, за рішенням керівника закладу, можуть бути виділені із групи наказів з кадрових питань (п. 3.1), що зробить непотрібним ведення окремої книги наказів.

8. Зазначено, що поурочні плани використовуються під час проведення уроку (п. 3.9.), їх не потрібно узгоджувати з керівництвом школи (п. 3.11). Прибрана вимога щодо форми, у якій має складатися поурочний план (як в діючій інструкції).

9. Плани роботи класних керівників, вихователів, бібліотекарів, методичних об'єднань, гуртків, факультативів, курсів за вибором, спортивних секцій складаються відтепер у довільній формі, а визначаються педагогічною радою (п. 3.10). Тепер не потрібно їх узгодження із заступником директора з навчально-виховної роботи (як в діючій інструкції).

10. Вказано, що печаткою закладу засвідчуються лише документи із питань фінансово-господарської діяльності, причому надано перелік таких документів (п. 2.6.14).

11. Зазначено, що документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, «не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації» (п. 7.7.).

12. Проект Типової інструкції містить конкретні приклади оформлення різної документації, у ньому детально прописані технічні вимоги до ведення документів (п. 2.5.1.), що унеможливить надмірні вимоги до оформлення з боку керівництва навчальних закладів та органів управління освіти.

Це лише ключові зміни, є й деякі інші. А тепер...

У ЧОМУ «ЗРАДА»? Зізнаємося відверто, нам теж хотілося б, аби проект нової Інструкції включав до себе не більше десятка обов’язкових документів, а з іншими школа могла б «розібратися» на свій розсуд.

На жаль, як виявилося, це неможливо з ряду причин. Поки що... Основна причина – не всі документи, що є в школі, перебувають під юрисдикцією лише МОН, для багатьох з них зміни треба затверджувати із залученням інших міністерств і установ… Але на це потрібний час. Багато часу. А якийсь результат освітянська спільнота справедливо хоче вже зараз.

Робоча група з дебюрократизації вирішила, що краще вже зараз затвердити всі ті полегшення, які можна, а над рештою – продовжувати працювати. Скажімо, вимоги щодо терміну зберігання документів (а, отже, автоматично і щодо їх існування) висуває Державний архів, посилаючись на відповідні законодавчі норми. Виявилося, що лише певна «квота» документів у цьому обов’язковому переліку належить Міністерству освіти і науки України. Тобто, зберігати чи ні ці «монівські» документи, а якщо так, то скільки часу – усе це визначає саме «наше» Міністерство (бо за чималу кількість «папірців» відповідальні інші державні суб’єкти), отже тісна співпраця з МОН у цьому напряму «розвантаження» є перспективною.

Ось чому паралельно дороблявся проект нової Інструкції – це і є «результат зараз». Навіть якщо до неї більше не буде внесено жодних правок, і у такому вигляді Інструкція буде стовідсотково не гіршою за попередницю, а насправді – значно більш прогресивною.

Працюємо далі. Надихає одна проста мудрість: усе, що колись було створене людьми, може бути змінене...

Ми абсолютно впевнені, що тільки всім разом нам вдасться здолати Бюрокразавра – цілого за раз чи шматочками!

P.S. Поширення вітається ;-)